Tips & Tricks¶

E-Mail mit Rechnung archivieren?¶

Obwohl der Gesetzgeber nicht verlangt die E-Mail an der die Eingangsrechnung angehängt wurde zu archivieren, empfehlen dies einige Fachleute. Begründet wird dies damit, das in der E-Mail Rechnungsrelevante Informationen stehen könnten, bzw. eine Prüfung dies unterstellen könnte.

Wir empfehlen dies ausdrücklich nicht. Zwar verbraucht die Archivierung der E-Mail nur wenig Speicherplatz, aber es sind zum größten Teil nicht relevante Inhalte, wie "Anbei Ihre Rechnung ...". Sollte der Absender in einen der wenigen Fälle tatsächlich rechnungsrelevante Inhalte in die E-Mail mit Rechnungsanhang schreiben, so bekommt er automatisch die Information, das dieser nicht gelesen und verarbeitet wird.

Wie das geht, haben wir hier https://jens-falk.it/blog/rechnungen-per-mail-automatisch-ins-ecodms-und-mit-ecoworkz-ablauf-automatisieren/ beschrieben.

Wenn dieses Vorgehen in der Verfahrensdokumentation beschrieben wird, wird dokumentiert, daß das Postfach rechnungseingang@ automatisiert bearbeitet wird und hier keine rechnungsrelevanten Informationen eintreffen, bzw. in den wenigen Fällen der Absender aufgefordert wird, diese an eine andere E-Mail-Adresse zu senden.

Man kann des weiteren davon ausgehen, daß in den meisten Fällen der Rechnungsversand automatisiert erfolgt und gar keine rechnungsrelevanten Informationen seitens der Lieferanten und Dienstleister in die E-Mails geschrieben wird.